Implementación del Registro Único de Trabajadores Extranjeros “RUTEC” – Actualizado

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Por: Rodrigo Tannus Serrano
Socio de Tannus & Asociados
rtannus@tannus.co

 

El 9 de octubre de 2018 el Ministerio del Trabajo expidió la Resolución 4388 con la cual se crea e implementa el Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia RUTEC. Con este registro se pretende recopilar y controlar la información de los trabajadores extranjeros en el país, permitiéndole al Ministerio tener información de primera mano sobre la inmigración laboral, así como supervisar su situación laboral, condiciones de trabajo, garantizar el cabal cumplimiento de las normas y el respeto de los derechos laborales en Colombia, y evitar prácticas de contratación abusivas e ilegales.

 

¿Qué es el RUTEC?

El RUTEC es una plataforma de registro y certificación de trabajadores extranjeros en el país, la cual, a través del registro vía web, permitirá al Ministerio del Trabajo tener información de primera mano sobre los trabajadores extranjeros en el país.

 

¿Para quién aplica el registro?

Se deberán registrar, por parte de entidades o empleadores del sector público y privado, los trabajadores extranjeros que contraten dentro del territorio colombiano; deberán hacerlo, además, los trabajadores extranjeros independientes, incluidos aquellos trabajadores portadores de Permiso Especial de Permanencia (PEP). También debe registrarse el personal de apoyo, asistentes sociales o jurídicos, entre otros trabajadores que no pertenezcan al cuerpo diplomático de las embajadas y consulados en Colombia.

 

¿Quiénes no deben registrarse en el RUTEC?

Es importante conocer los sujetos que no deberán ser registrados en el RUTEC: Cuerpo diplomático de embajadas y consulados, los oficiales de organizaciones internacionales, los agregados militares y comerciales, así como las personas extranjeras que no cuenten con un contrato laboral en el país.

 

¿Cuáles son los tiempos para realizar y actualizar el registro, así como su tiempo de vigencia?

El plazo otorgado para la inscripción de personal extranjero en el RUTEC será de 120 días contados a partir de la celebración del contrato o desde la vinculación del trabajador extranjero. Para las empresas del sector público y privado que al momento de la expedición de la resolución cuenten con personal extranjero vinculado o contratado, tendrán un plazo de 120 días para realizar el correspondiente registro en el RUTEC, contados a partir de la expedición de la resolución en mención.

Una vez realizado el registro y para efectos de hacer actualizaciones de la información suministrada en el RUTEC, se tendrán 30 días calendarios siguientes al hecho que genere la novedad. El registro de un trabajador extranjero tendrá la misma vigencia prevista en el respectivo contrato.

 

¿Cuál es la entidad encargada de vigilar y controlar la información registrada?

La entidad encargada es el Ministerio del Trabajo, el cual, de acuerdo con sus facultades y competencias, podrá realizar la inspección, vigilancia y control para garantizar el cumplimiento de esta nueva obligación. En caso de llegar a comprobarse algún incumplimiento, podrá imponer sanciones que están entre uno y cinco mil salarios mínimos mensuales legales vigentes.

 

SIRE Vs. RUTEC

Con el objetivo de facilitar el cumplimiento de obligaciones de reporte sobre la vinculación, contratación o servicios prestados por ciudadanos extranjeros en el país, Migración Colombia desarrolló el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros -SIRE-, aplicación que permite a los usuarios registrados en el sistema, reportar los extranjeros con los cuales tienen alguna relación, no solo a nivel laboral, además de otros temas como alojamiento y hospedaje, transporte nacional, entre otros.

Derivado de lo anterior, se puede colegir que, si bien el SIRE y el RUTEC buscan tener cierta información con miras a controlar la población extranjera, tienen varias diferencias: i) las entidades encargadas de cada uno de los sistemas, ii) El RUTEC quiere ir más allá de una notificación de vinculación o desvinculación de trabajadores, ya que, con base en la información recolectada, se construirá la política migratoria laboral. Vale la pena mencionar que estos sistemas no son excluyentes, razón por la cual se deberá cumplir con el registro de información en ambos, so pena de incurrir en sanciones.

 

Precisiones sobre el RUTEC

Es importante precisar que el RUTEC no es una medida de regulación para la población extranjera; tampoco es una ruta de empleo para los ciudadanos extranjeros, ni mucho menos es un Permiso Especial de Permanecía o de trabajo.

Así mismo, las entidades como EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación familiar, no deberán solicitar el registro en la plataforma del RUTEC, como requisito para proceder con la correspondiente afiliación del trabajador extranjero.

Por otro lado, es importante aclarar que la publicación de la Resolución 4389 en el Diario Oficial fue el pasado 8 de noviembre, por lo que será a partir del día 7 de marzo de 2019, y no desde el día 5 de febrero de 2019, como algunos señalan, que entrará en vigor y tendrá efectos el mencionado registro.

 

¿Como se debe realizar el registro?

A continuación, se dará una concisa guía práctica de cómo ingresar al sistema RUTEC y cómo realizar en el mismo, el registro tanto de la compañía como de los trabajadores extranjeros:

  1. La aplicación se encuentra únicamente en la página web del Ministerio del Trabajo, mintrabajo.gov.co, en donde deberá seleccionar el ícono llamado RUTEC.
  2. Una vez se encuentren en la plataforma del RUTEC, aparecerán dos opciones: ingresar y registrarse.
  3. Al dar clic en registrarse, se debe completar la información del empleador, así como cargar los documentos soporte.
  4. Posterior a la finalización del registro, el Ministerio del Trabajo podrá aprobar o rechazar la solicitud de registro. En caso de ser aprobada, el Ministerio enviará al correo electrónico registrado, el usuario y la contraseña asignados.
  5. Una vez el usuario cuente con las credenciales para acceder a la plataforma, podrá ingresar a realizar el registro de sus trabajadores y consultar la información registrada.
  6. La plataforma le permitirá al usuario descargar una constancia sobre el registro realizado. Si el trabajador extranjero es nacional de uno de los países miembros de la Comunidad Andina (Bolivia, Ecuador o Perú), el sistema le generará la constancia de Trabajador Migrante Andino en los términos estipulados por la Decisión 545 de la CAN; en caso contrario, el sistema le generará una constancia de Trabajador Migrante General por no ser originario de estos países.
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